National Yang-Ming University + 886 2 2826 7391

幾個排版軟體基本觀念

Word 誠然是最多人拿來寫論文的軟體,用得正確的話的確也能排版出品質還不錯的文字。問題是使用 Word 的人,就算他們每天離不開 Word,卻很少人有正確排版觀念。

  1. 不要濫用 local text formatting
  2. 不要用換行符號換取垂直空白

以下用 Microsoft Word for Mac 2016 做例子,示範一下什麼叫做不恰當的排版觀念。打開台灣某大學碩士論文的 Word template,Home -> Styles Pane -> Show style Guides -> Show direct formating guides (備註:這是少數 Mac 版的 Word 有,但 Windows 版沒有的功能)。下圖右側顯示目前這份文件有用到的樣式 (styles),左邊用顏色標示出哪些文字屬於哪些樣式。

 

藍色區塊標示所謂 local text formating (Microsoft Word 稱為 direct formating) 的區域。Local formating 指的是使用者忽略 styles 對字體大小,種類,形狀,行距等設定,而直接修改某段文字。以下圖來說,封面標題這個 style,原本的字體大小是 18pt。但作者強行把 "Graduate Institute ..." 那兩行改成 14pt,"National Taiwan ..." 那兩行改成 16pt。

word thesis1

不要濫用 local text formatting

Local text formatting 有什麼不妥呢?至少有以下幾點。

  1. 頁面上各種元素的設定值,例如字體種類,大小,顏色,粗細,正體或斜體,很難在同一份文件其他地方重複使用。換句話說,好不容易設好的參數只能用一次,下次要用的話全部要重來。
  2. 自動產生目錄,索引,交互參照,footnotes 這類功能需要有正確的樣式設定。例如目錄 (table of contents) 會自動去抓屬於 chapter/heading1/heading2/heading3 樣式的文字,作者只需要設定正確的樣式到本文中的章節名稱就好。如果你自己把章節名稱用 local text formating 設成 18pt+bold+centering,軟體不會知道這段文字屬於章節。
  3. 所有頁面元素都用樣式設定的話,日後要修改就很方便。譬如你要把所有粗體字部分從某字體換成另一字體,只需要修改對應的字元樣式 (character styles) 即可。如果你的粗體字是 local text formating 建立的,那你可能要人工一個一個處理。
  4. 文件會很難維護。其他人想要編修這份文件,甚至作者自己經過一段時日之後,會很難找出原本到底哪裡做了哪些修改。

不要用換行產生垂直空白

另外注意上圖論文題目和作者姓名之間的空白,出現三次換行鍵,也就是填入三個空白段落。這樣看似 OK,但實際操作上,如果上面的論文題目比較長的話,下方的年份,日期等文字就會被推到下一頁。你也沒辦法把作者,指導教授,日期等元素固定在頁面的特定位置。

以 Word 而言,較好的方式是用固定位置的 text boxes 來放論文名稱,作者姓名這類的頁面元素。

word thesis 02

word thesis 03

用 InDesign 的話觀念很類似,參見此連結